СОЗДАНИЕ СОБСТВЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ /  АИС /  НАШИ КОММЕНТАРИИ / 
ПЕРЕХОД НА НОВУЮ СИСТЕМУ
КАМИС И АС "МУЗЕЙ". НАШИ КОММЕНТАРИИ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

Привычка свыше нам дана. Замена счастию она

Эта часть статьи предназначена для тех владельцев компьютерных программ учета и хранения, которые в силу тех или иных причин встали перед проблемой перехода от одной автоматизированной системы к другой.

Обсуждая эту проблему, скажу сразу, что юридическая база у АС "Музей" и КАМИС общая. Основополагающим документом, лежащим в их основе, является "Инструкция по учету и хранению музейных предметов", утвержденная Министерством культуры РФ. В этом плане противоречия между системами нет. Причинам принципиального характера, которые могут привести к отказу от действующей системы и переходу на альтернативную, являются:

  • разница в идеологии ("отдокументная" в АС "Музей" и "отпредметная" в КАМИС);
  • бесперспективность средства разработки (ПО, СУБД);
  • непреодолимые ограничения на работу системы (предел по количеству обрабатываемых записей, по скорости обработки и т.п.);
  • несоответствие перечня реализованных в системе функций требованиям пользователя;
  • сложность и неудобство эксплуатации.

В ходе экспертизы было установлено, что за все годы существования описываемых систем 7 раз имел место переход музея от АС "Музей" к КАМИС. Также наличествуют переходы от самодельных или нетиражных систем к КАМИС (например, в Государственном историко-культурном музее-заповеднике "Московский Кремль", Государственной Третьяковской галерее). В то же время не зафиксировано ни одного случая, чтобы музей заменил КАМИС на АС "Музей" или на другую систему.

Попробуем выяснить причины, в силу которых в разных музеях происходили такие перемены:

  • Программа АС "Музей" не накладывалась на замкнутый технологический цикл учета, принятый в музеях;
  • Система не была унифицированной, отсутствовали настройки под требования учета конкретного музея;
  • Программа была рассчитана только на функции поиска и печати Книги поступлений;
  • Был недоработан процесс ввода ретроспективы по коллекциям;
  • Программа не обеспечивала выхода единого каталога по музеям;
  • Отсутствовала взаимосвязь хранительской и учетной задачи;
  • Ежегодно производилось отсечение базы данных за четыре квартала. Отсутствовал доступ к отсеченной и заархивированной базе данных;
  • Инвентарная карточка содержала поля, обязательные для заполнения;
  • Карточка была нелогичной по построению и негибкой по заполнению;
  • Система отбора информации по запросу была слишком сложной;
  • Внутри программы отсутствовали настройки, позволяющие вносить изменения в ее работу;
  • Карточка первичного описания изобиловала научными позициями;
  • Не был обеспечен выход всего требуемого пакета документов;
  • Отсутствовала возможность настроить программу индивидуально на требуемое количество фондов.

Выводы из таблицы и комментария сделать нетрудно. Однако справедливости ради замечу, что обе системы эволюционируют, и остается надежда на то, что в ожидаемых новых версиях упоминаемые проблемы будут успешно решены. Существует объективное обстоятельство, которое, несмотря на желание, на позволяет ряду музеев перейти от АС "Музей" к КАМИС. Оно состоит в опасности потерять в лице ГИВЦ поставщика компьютерной техники, так как Министерство культуры многие годы комплектовало преимущественно те музеи, в которых установлена АС "Музей". (Правда, в последнее время, руководство ГИВЦ высказывало мнение о прекращении подобной практики).

Из такого положения у музея есть два выхода. Или положиться на собственные возможности в изыскании средств на покупку компьютеров и перейти на КАМИС, или примириться с рядом неудобств, имеющих место в АС "Музей". Что касается финансового вопроса, то, меняя систему, музей должен понимать, что ему придется платить не только за новую программу, но и за конвертацию данных из предыдущей системы. В случае значительного объема введенных данных и сложности структуры их описания стоимость конвертации может составлять существенную долю от стоимости самой системы. Обязательным требованием при переходе к новой версии программы является максимальное сохранение ранее введенной информации. Для этого выполняются работы по конвертации баз данных из одного формата в другой. В проектах "Альт-Софт" имелись следующие варианты конвертации:

  • Из систем других разработчиков (в том числе ГИВЦ) в систему КАМИС 3.0 (например, Государственная Третьяковская галерея, Государственный музей-усадьба "Ясная Поляна", Кемеровский музей изобразительных искусств);
  • Из систем других разработчиков в систему КАМИС 2000 (например, музей-заповедник "Кижи");
  • Из прежних версий КАМИС в систему КАМИС 3.0 и КАМИС-2000.

Информация в базах данных хранится в виде множества взаимосвязанных таблиц различной структуры (картотеки произведений, авторов, выставок, литературы, папки документов, справочники и т.п.). Если система работает на нескольких машинах, ряд картотек и справочников частично дублируется. При переходе от несетевой версии к сетевой (от КАМИС 2.6 к КАМИС 3.0 или КАМИС 2000) необходимо выполнить ряд трудоемких ручных работ:

  • осуществить совмещение и объединение справочников, ведущихся на различных машинах, выявить все дубли и синонимы;
  • совместить и объединить картотеки выставок, литературы, папки документов (акты, топографические описи).

Кроме того, при переходе от одной версии КАМИС к другой производятся работы по унификации музейной системы описания данных, форм документов, интеграции ряда операций, что также приводит к необходимости выполнения множества ручных процедур по преобразованию данных.

Так, при переходе к КАМИС-2000 множество баз данных различных фондов объединяются в единую музейную БД, что дает возможность просмотра информации о коллекции музея по фондам, хранителям, типам описания, делает более эффективным механизм запросов к БД. В систему также включена возможность использования в описании музейных предметов иерархических справочников и тезаурусов. В связи с этим при конвертации необходимо выполнить работы по совмещению и объединению фондовых картотек и справочников, созданию из введенных справочников иерархических структур, созданию и выверке новых справочников из текстовых атрибутов.

При конвертации данных из других систем выполняются следующие работы:

  • согласование структур таблиц старой и новой баз данных;
  • разработка библиотеки программ для автоматизируемой части конвертации;
  • ручная выверка номеров, справочников и т.п.;
  • при объединении баз данных различных рабочих мест - совмещение и объединение баз данных, как описано выше.
Статья "КАМИС И АС "Музей". Наши комментарии"
подготовлена И.М.Музалевской специально для Музея будущего