Если бы не глубочайше почтение, которое авторы испытывают к составителям данного сборника и его академической направленности, то эта статья вполне могла бы называться "Как из ничего рождается что-то или зачем в музее инженеры?". Авторы не претендуют на глубокие аналитические выводы или теоретические обобщения. В статье изложен их личный опыт создания информационных музейных ресурсов и предпринята попытка проанализировать пройденный путь с точки зрения достигнутых результатов и эффективности методов решения поставленных задач. В качестве примера будет рассмотрен процесс формирования и использования базы данных по коллекции Рыбинского историко-архитектурного и художественного музея-заповедника и ряд последующих межмузейных проектов.

Впервые о внедрении компьютеров в Рыбинском музее задумались в 1992 году. Задача казалась простой и строго утилитарной. Предстояло открытие экспозиции и перемещение фондов в новое здание музея. Нужно было попытаться упростить и ускорить процесс документального оформления учетных операций. Кроме того, необходимо было провести инвентаризацию коллекций. Именно тогда авторы и встретились впервые: один в качестве директора музея, другой как разработчик автоматизированной музейной системы. После знакомства разработчиков с фондами музея начался процесс настройки системы под потребности конкретных хранителей. Первоначально музейные работники плохо представляли себе как возможности системы, так и все аспекты её применения.

Внедрение автоматизированной учетной системы было продиктовано насущными потребностями музея. Именно она послужила стимулом для первичного наполнения базы данных. Для упрощения оформления учетной документации, а также с целью увеличения темпов накопления информации в электронном виде с начала 1993 года был изменен порядок подготовки предметов к представлению на фондово-закупочную комиссию. Наряду с требованием обоснования необходимости приобретения экспоната, появилось требование к занесению предварительных сведений о нем в базу данных музея. Это позволило ускорить проведение учетных операций и обучить практически всех сотрудников работе с автоматизированной системой и структурированию информации о предметах.

В тоже время встал вопрос о пополнении базы сведениями о старых поступлениях. И вот на этом этапе выявился, а точнее, проступил рельефнее следующий факт: музей не обладает полноценной информацией о своих коллекциях. Поясним, что имеется в виду. Данные о хранимых предметах рассредоточены по различным источникам: книгам поступлений, инвентарным книгам, картотекам хранителей и научных сотрудников и т.д. При значительном объеме пересечений, информация об одном и том же предмете зачастую оказывалась достаточно противоречивой. Сведения были разбросаны по разным местам, и никто не ставил задачу их синхронизации. Таким образом, сложилась парадоксальная ситуация: при наличии большого количества источников информации о предмете, не было ни одного полностью достоверного и пригодного для пополнения базы данных, т.е. разрозненность информации делала ее практически недоступной. Нельзя сказать, чтобы об этой проблеме не было известно ранее, но именно поиск достоверного источника для заполнения базы данных сделал ее актуальной.

Ускорение процесса документального оформления движения вновь принятых предметов и невозможность сделать то же самое для "старой" части коллекции настоятельно подталкивали к наращиванию темпов заполнения базы. Для решения этой задачи была избрана тактика привлечения к работе максимального числа сотрудников музея (мы оставляем за рамками данной статьи организационные методы достижения этой цели). Это позволило как ускорить сам процесс ввода описаний предметов, так и увеличить степень их достоверности, т.к. распараллеливание источников данных позволило брать из каждого только ту часть, которая является наиболее выверенной (состояние сохранности и учетные данные - у хранителей, атрибуционные сведения - у научных сотрудников и т.д.).

Решение поставленной задачи заложило и предпосылки будущих интеграционных процессов. Ситуация, когда данные о предмете хранятся и используются сразу во многих местах, естественным образом разрушает любые посягательства на монополизацию информации, так как никто не является ее единственным и полноценным источником. В тоже время описанная система коллективной работы поставила и ряд проблем, прежде всего, проблему стандартизации описаний музейных предмета, хотя бы на уровне лингвистического обеспечения. При коллективной работе с информацией совершенно необходимо единство как в трактовке терминов, применяемых для описания предметов, так и в принципах структурирования этих описаний. Решить эти проблемы можно было только методом компромисса, максимального учета потребностей каждого участника процесса. Таким образом, решение задач ускорения процесса заполнения базы и увеличения степени достоверности информации закладывало основы внутримузейной интеграции. Именно коллективная работа по настройке структуры описания музейного предмета, привлечение к ней специалистов различного профиля (хранителей, экспозиционеров, реставраторов и т.п.) позволила расширить границы потенциальных путей использования информационной системы.

Мы так подробно останавливаемся на начальном периоде формирования базы, т.к. считаем, что именно на этапе выбора тактики ее заполнения и формулирования задач внедрения информационной системы в музее закладывается возможность превращения базы данных в интегрированный информационный ресурс.

Процесс интенсивного формирования базы данных позволил к 1997-1998 году накопить сведения о большинстве коллекций музея, но первоначальная нацеленность системы на преимущественное обслуживание учетных операций, не позволяла ей превратиться в информационный ресурс общемузейного использования. Специфика музейного учета состоит в том, что большинство учетных операций направлено на обработку ограниченного числа предметов, что делает их безразличными к числу введенных описаний. Совсем другое дело операции аналитического плана: создание каталогов, отбор предметов на выставку и т.п. Для их эффективного выполнения требуется достижение определенного критического объёма базы данных. Когда такой объем был достигнут, выявилась необходимость некоторой модернизации структуры базы, введения дополнительных атрибутов, направленных на выполнение операций по поиску и анализу коллекций.

Здесь надо сделать еще одну существенную оговорку. База стала использоваться как справочная задолго до того момента, когда количество описаний перевалило за половину фактического объема собрания. Причина в том, что число предметов, находящихся в активном обороте, составляет, как правило, незначительную часть коллекции. Вопросы приспособления информационной системы под поисково-аналитические функции встают на повестку дня задолго до полного заполнения базы. После модернизации появилась возможность хранения в базе изображений, т.е. был задействован еще один важный информационный источник.

К 1999 году база данных превратилась в полноценный информационный ресурс для внутримузейного использования. На её основе осуществляется подбор экспонатов к выставкам, готовятся различные справки и каталоги. На определенном этапе наличие информационного ресурса стало играть заметную роль и в вопросе сохранения коллекции. Ведь при наличии базы предварительный отбор и просмотр экспонатов можно осуществлять, используя информационную систему, минуя этап непосредственного допуска в фонды, доступа к вещам.

До определенного момента, несмотря на достигнутый объем и приспособленность к запросным функциям, база данных оставалась внутренним ресурсом музея, не направленным на внешнего потребителя. Точнее говоря, почти не направленным, т.к. запросы внешних корреспондентов по предоставлению текстовой и графической информации о предметах и коллекциях обслуживались в основном с применением той же информационной системы.

Положение кардинальным образом изменилось в 2000 году, когда благодаря поддержке фонда Сороса открылся web-сайт "Собрание Рыбинского музея", содержащий в себе всю информацию, находящуюся в базе данных музея. Был осуществлен технологический прорыв, создан инструментарий, позволяющий превратить внутримузейную базу в публичный информационный ресурс. Этот момент важен с точки зрения создания предпосылок возникновения объединенного информационного ресурса. Именно на этом этапе отрабатываются механизмы взаимодействия с внешними пользователями, оцениваются его реальные потребности, разбивается психологический стереотип запрета на допуск постороннего к "сырой", не подготовленной к публикации музейной информации. Как известно, ремонт в квартире закончить нельзя, но… можно его остановить. Точно также нельзя закончить создание музейной базы, но можно ее открыть.

Создание сайта сыграло важную роль и в деле превращения базы данных в реальный механизм управления коллекцией. Расширение степени открытости базы данных позволило увеличить эффективность работы сотрудников. Если раньше предоставление посетителю справки об интересующих его фондовых вещах требовало вмешательства хранителя или сотрудника информационного отдела для грамотного составления запроса к базе данных, то теперь желающему отыскать информацию о коллекции предоставляется возможность сделать это самостоятельно, не отвлекая специалистов музея от текущей работы.

Кроме уже перечисленных предпосылок создания общих информационных ресурсов в рассматриваемом примере была еще одна, если можно так выразится, организационно-психологическая предпосылка. Почти одновременно с внедрением в Рыбинском музее автоматизированной информационной системы, в нем было организовано и мини-издательство. Первоначально задача, поставленная перед этой структурой, была крайне проста: увеличить ассортимент информационных материалов о музее и улучшить качество информационного сопровождения выставок и экспозиций (быстрое и качественное изготовление этикеток, пояснительных текстов, буклетов и т.п.). По мере обретения опыта издательской деятельности круг задач издательства расширился. К нему добавились изготовление брошюр, различных сборников и т.п. Невысокие цены и неплохое качество продукции подтолкнуло соседние музеи к решению о размещении в музейном издательстве заказов на изготовление печатной продукции аналогичного содержания (каталогов, сборников научных трудов и т.п.). Увеличение контактов между музеями стимулировало создание совместных проектов, в начале издательских, а затем и чисто информационных. Таким образом, функционирование мини-издательства заложило организационные предпосылки интеграции, а осуществление совместных издательских проектов позволило преодолеть недоверие друг к другу и четче осознать необходимость и возможность создания общих продуктов.

Именно путь через совместные издания наиболее безболезненно приводит к общим информационным ресурсам. Во-первых, совместное издание - это уже, по сути, информационный проект, который требует выработки правил взаимодействия, единых стандартов описания предметов, согласованных процедур объединения информации и т.п. Во-вторых, межмузейные издательские проекты подтолкнули к осознанию необходимости формирования общего информационного ресурса по коллекциям в целях увеличения эффективности совместной деятельности. В свою очередь создание такого ресурса диктовало необходимость выработки определенных согласованных правил об объемах информации хранимых в общей базе, регламенте работы с ней, организационно-технических методов функционирования системы.

В 1997-1998 году на базе выработанных договоренностей музеями Ярославской области был реализован проект "Вместе". Суть проекта состояла в создании совместного представительства музеев области в интернет. Другим совместным делом, способствующим реальному формированию музейной сети, явился проект "Информационные ресурсы музеев - открытому обществу", предусматривавший одновременное внедрение в нескольких музеях информационной системы КАМИС и создание на её основе общего информационного ресурса, а также совместных информационных продуктов в виде интернет-каталогов. Проект этот был поддержан в 1999 году Институтом "Открытое общество" и реализован силами четырех музеев Ярославской области, Научно-педагогического центра при ГРМ и фирмы "Альт-Софт".

Таким образом, музеи Ярославской области прошли путь от решения своих сугубо внутренних проблем до создания совместных информационных ресурсов и продуктов. Путь этот оказался достаточно длительным и потребовал значительных организационных усилий, как со стороны руководства, так и от сотрудников музеев-партнеров. И все же есть все основания для оптимистических прогнозов. Поскольку основой для формирования внутреннего информационного ресурса является функция учета музейных предметов (т.е. функция, присущая музеям вечно), то можно быть уверенным, что подобные базы будут пополняться, функционировать и приносить плоды на протяжении многих лет даже в условиях отсутствия специального финансирования. При этом под функционированием и результатами следует понимать именно решение внутримузейных задач. Если же в качестве критерия эффективности брать не интересы музея, а интересы общества, то более эффективным кажется путь создания объединенных информационных ресурсов, реализуемый в рамках проекта "Шедевры российских музеев - XXI веку".

Данный проект также поддержан фондом Сороса в 2000 году. Суть проекта внешне такая же, как и в предыдущего: в музеях внедряются информационные системы, которые призваны увеличить эффективность деятельности музеев. Но в данном проекте в качестве приоритета поставлена задача создания публичного информационного ресурса, ориентированного на создание не внутримузейных продуктов, а общедоступных публикаций. Музеи-участники к концу первого года эксплуатации системы КАМИС должны предоставить для публичного доступа через интернет свою базу данных по коллекции, насчитывающую не менее тысячи предметов. Задача предъявления данных в интернет (а это вовсе не учетная задача) подталкивает музеи критически проанализировать состав своего собрания, с целью выделения его наиболее выигрышной, "презентабельной" части. Данная стратегия стимулирует более интенсивное производство публичных информационных ресурсов и продуктов на их основе. С точки зрения общества, это путь, быстрее приводящий к результату формирования информационных ресурсов, но и, несомненно, требующий специального (внешнего или внутреннего) финансирования, поскольку, строго говоря, не решает внутримузейные проблемы управления коллекцией.

Кроме финансовой поддержки формирование и функционирование объединенных информационных ресурсов (независимо от того, каким способом они сформированы) объективно требуют создания межмузейной консалтинговой и координационной службы, призванной помогать музеям в создании информационных продуктов, функционировании информационных систем, обобщении опыта внутри- и межмузейной информационной деятельности.

Таким образом, обобщение опыта внедрения информационных музейных систем и создания на их основе объединенных информационных ресурсов показывает:

1. Результативность внедрения и функционирования информационных систем определяется соответствием выбранных путей решения поставленным при внедрении системы целям.
2. Важную роль в процессе автоматизации играет служба информационного обеспечения. В зависимости от размеров музея она может состоять из одного или нескольких отделов или, в небольших организациях, из одного специалиста. В задачи этой службы входит подбор и закупка технических и программных средств, определение требований к разработчикам, разработка музейных стандартов и методик, участие в процессе внедрения, организация эффективной эксплуатации и определение стратегии развития автоматизированных систем, обучение пользователей, подготовка электронных и печатных изданий, создание банка изображений и т.п.
3. Создание комплексной автоматизированной информационной системы, охватывающей различные виды деятельности целой организации и объединяющей десятки сотрудников - сложный и трудоемкий процесс, порождающий множество проблем - финансовых, технических, информационных и организационных, требующий согласования интересов многих людей и организации взаимодействия специалистов различного профиля. Большинство музеев могут решить эти проблемы только совместно. Поэтому крайне важной и своевременной представляется задача проектирования и отработки схем партнерского взаимодействия музеев, создания региональных и локальных ресурсных центров на базе ведущих музеев - естественных лидеров внедрения новых технологий.
4. Одной из важнейших функций этих центров будет формирование межмузейной методической службы с сетью консультативных пунктов и системой методической, организационной и технической поддержки деятельности музеев. Эта служба сможет использовать не только привычные способы работы, но и возможности электронных коммуникаций (электронная почта, форумы, чаты и т.п.), создавая среду взаимодействия и партнерства музеев региона, объединенных общими целями и задачами
5. Информационно-ресурсные центры будут выполнять и функции электронных издательств и банков данных, аккумулируя информацию о музейных коллекциях и представляя ее в открытом информационном пространстве.